Gestionando proyectos: el equipo

Si a algo se puede decir que me dedico desde hace unos años es a gestionar proyectos. En particular, de ingeniería, pero con el paso del tiempo, me convenzo de que no es muy diferente de hacerlo en cualquier otro campo. ¿Qué más da cambiar las herramientas cuando los recursos de los que dispones son los mismos?

RECURSOS DISPONIBLES
En definitiva gestionar un proyecto requiere de una serie de recursos:

• Tiempo, que se transforma en plazos a cumplir.
• Personas, sin las que ningún proyecto saldría adelante.
• Dinero, que se va gastando (invirtiendo) a medida que avanza el proceso y se consumen los otros recursos.

Pero si hay que destacar a alguno de ellos, sin duda, me quedo con las personas. Son las personas el entramado real de las empresas, las que generan valor. Y afinando un poco más, resaltaría el equipo.

Durante mis diez años de experiencia laboral, con unos cuantos proyectos a mis espaldas, soy un defensor a ultranza, un extremista si me permitís, de las bondades de los equipos. Los resultados (eso, es lo importante, aunque no a cualquier precio, entendedme) son siempre, sin excepción, mucho mejores cuando un proyecto se desarrolla en equipo. Debo aclarar, que cuando hablo de desarrollar trabajos en equipo, no hablo de varias personas que están dentro de un proyecto de cualquier manera, hablo de un grupo de personas organizadas, con un objetivo común y que intercambian opiniones y puntos de vista durante el proceso.

Aunque puede parecer obvio, he visto demasiados casos de "equipos" que no eran más una suma de individualidades (me recuerda a algún equipo de fútbol...pero de fútbol, ya sabéis, no hablo en el blog). Eso no es un equipo.

De las bondades y características de los equipos mucho hay escrito: los nueve roles básicos que deben existir en todo equipo (definidos por el Dr. Belbin), equipos de alto rendimiento, teorías diversas y otros roles...

¿POR QUÉ UN EQUIPO?
Por muchos motivos, de los que únicamente voy a citar aquéllos que a mi más importantes me parecen:

• Permite tener un abanico de puntos de vista imposible de otro modo. La realidad es múltiple y cada uno la interpreta bajo la perspectiva de su formación y de su experiencia. Suelo decir que realidades hay tantas como personas.
• Se logra una complementariedad de actitudes y aptitudes que enriquecen los planteamientos y benefician el resultado.
• Se distribuye el trabajo entre todos los miembros (obvio, pero esencial para poder alcanzar objetivos en plazo).

NADA ES PERFECTO
Pero no todo es perfecto. Llegar a disponer de un equipo ideal puede ser hasta fácil. Solo falta que la gestión de ese equipo se haga de una manera adecuada. Aunque en general, la figura del jefe de proyecto, project manager, líder, responsable o como quiera denominarse, suele ser la cabeza visible y responsable del equipo (aunque esta figura, ya se está cuestionando en favor del liderazgo compartido, menos jerárquico), mi opinión es que, aunque debe existir ese elemento que aglutine y coordine al resto (y sea el responsable último del proyecto), cada miembro del equipo debe ser consciente de sus responsabilidades y asumirlas en la medida que les corresponde. No quiero con esto aligerar al responsable de carga alguna, nada más lejos de mi intención. El jefe de proyecto como coordinador y responsable debe saber distribuir la carga de trabajo, conocer a los miembros de su equipo y apoyar a cada uno (que no hacer su trabajo) en todo momento. Es, quizá, la prolongación del departamento de Recursos Humanos.

Lograr sacar de cada miembro del equipo lo mejor de sí y hacerle partícipe de acuerdo a sus capacidades. Y eso, sí que es complicado. Ni plazos, ni costes. Es una de esas aptitudes "blandas", que cuesta aprender sino las tienes de fábrica. Las cuestiones técnicas son más fácilmente asimilables y en muchos casos se delegan en especialistas. Pero esa aptitud es esencial, más cuando los proyectos son cada vez más internacionales, multiculturales y multidisciplinares.

La verdadera y creo más difícil labor de un jefe de proyecto es lograr que su equipo rinda al 100%, motivado a pesar de las dificultades que siempre surgen y estar siempre pendiente de que todo esté correctamente engrasado. Y algo fundamental, debe ser capaz de gestionar los conflictos que siempre, sin excepción, surgen por el camino. Conflictos, que debidamente afrontados fortalecen al equipo.

Como siempre sucede en estos temas, muy fácil de decir, complicado de llevar a cabo.